Excell – електронните таблици

Excell - електронни таблици

1. ТЕОРЕТИЧНО ЯДРО

Електронните таблици (ЕТ) имат структурата на обикновени двумерни таблици върху лист хартия. Програмните пакети, които ни осигуряват въз­можност да работим с ЕТ, се наричат таблични процесори. Един от най-популярните таблични процесори е Excel.

Основни части – редактор, изчислител, интерфейс.

1.1. Табличен процесор Excel - Excel е част от интегрирания пакeт от приложни програми MS Office (Тук е използвана версията Word – 2003,
MS Office 2003).

1.1.1. Елементи на основния екран - заглавна лента (Title Bar), лента с менюта(Menu Bar), ленти с бутони – инструменти (Toolbars), офис асистент (Office Assistant), лента на формулите (Formula Bar), етикети на работни листове (Sheet n), панел за задачи (Task Pane), ред на състоянието (Status Bar), ленти за превъртане на изображението (Scroll Bar) (Фиг. 39).

screen7

Настройки на основните елементи на екрана:

Табл. 9

Елемент

Възможности за настройка

Значение

Toolbars View/Toolbars – от каскадното меню Избира се кои ленти с бутони ще се показват в прозореца на Word
View/Toolbars/Customize… - от диалогов прозорец Възможност за поставяне на допълнителни бутони в лентите и други настройки с тях.
Formula Bar Tools/Options/View – кутия за отметки Formula Bar или от View/Formula Bar Показва и скрива лентата за формули
Office Assistant Help/Show the Office AssistantHelp/Hide the Office Assistant Показва офис асистентаСкрива офис асистента
От контекстното меню на офис асистента За избор на вида на офис асистента и допълнителни настройки
Scroll Bar Tools/Options.../View - кутии за отметки Vertical Scroll Bar и Horizontal Scroll Bar Показват и скриват лентите за превъртане на изображението.
Status Bar Tools/Options.../View - кутия за отметки Status Bar или от View/Status Bar Показва и скрива реда на състоянието
Task Pane View/Task Pane Показва и скрива панела за задачите
Sheet Tools/Options.../View - кутия за отметки Sheet Tabs Показва и скрива надписите на работните листове
Row & Columns Headers Tools/Options.../View - кутия за отметки Row & Columns Headers Показва и скрива надписите на колоните и номерата на редовете
Gridlines Tools/Options.../View - кутия за отметки Gridlines Показва и скрива мрежата на работното поле

 

Специфични за Excel бутони от лентата Standard

Табл. 10

Бутон

Команда

Действие

AutoSum

Сумира числа в област

sortasc

 

Sort Ascending

Сортира данните във възходящ ред

 

 sortdesc

 

Sort Descending

Сортира данните във низходящ ред

 

chart


Chart Wizard

Помощник за създаване на диаграми

 

 insertf

 

Insert Function

За вмъкване на вградени функции

 

 

Специфични за Excel бутони от лентата Formatting

Табл. 11

Бутон

Команда

Действие

 

 merge

 

Merge and Center

Обединява маркираните клетки и центрира данните

 

currency

 

Currency

Задава на числата паричен формат (прибавя символ за валута)

 

 percent

Percent Style

Прибавя към числата знака за процент и ги умножава по 100

 

 comma


Comma Style

Представя целите числа като десетични с два знака след десетичния разделител

 

 decrease

 

Increase Decimal

Увеличава броя на знаците след десетичния разделител

 

 incre

 

Decrease Decimal

Намалява броя на знаците след десетичния разделител

 

1.1.2. Основни понятия

-        редове (rows) - именуват се с цели числа и общият им брой е 65536;

-        колони (columns)- именуват се с букви от латинската азбука и общият им брой е 256;

-        клетки (cells) образуват се при пресичането на редове и колони и се именуват с адреси;

-        адреси – всяка клетка има адрес, образуван от името на колоната и номера на реда

видове адреси:

относителни – напр. A1, B10, M43. Когато тези адреси участват във формула, при копиране на формулата, относителните адреси се копират с относителна промяна, в зависимост от новото положение на формулата.

абсолютни – напр. $A$1, $B$10, $M$43. При копиране абсолютните адреси не се променят.

смесени – напр. $A1, B$10, M$43

-     област (диапазон от клетки) – произволна правоъгълна област от клетки, която се описва с адресите на горния ляв ъгъл и долния десен ъгъл, разделени с двоеточие. Например: А1:C3, B2:D4, A1:D1, B1:B4 – свързани области. Несвързаните области се състоят от няколко свързани и в означаването им се описват свързаните области, разделени със знака “;”, например: A1:B5;D1:E5, B1:B10;F1:F10.

-     работна книга (workbook) – документите, с които работи Excel се наричат работни книги или класьори и се съхраняват във файлове с разширение .xls.

-     работен лист (worksheet) – всяка работна книга се състои от работни листове (отделни екрани) със стандартни имена sheet1, sheet2 и т. н.

 

1.2. Основни дейности в EXCEL

1.2.1. Въвеждане на данни

видове данни – променливи и константи

типове данни:

а) числови – започват с цифра, или със знаците =, +, -. По подразбиране числовите данни при въвеждането се подравняват в дясно.

Забележка!!! Разделителят в десетичните числа (. или ,) се избира в Control Panel, Regional Settings. При въвеждане на десетични числа се препоръчва да се използва клавишът за десетичен разделител от цифровия блок.

б) текстови - По подразбиране текстовите данни при въвеждането се подравняват в ляво.

в) за дата  и време, логически и данни за грешки

  • въвеждането на данни започва след позициониране на кръстовидния маркер в желаната клетка и кликване в нея
  • въвеждането приключва с кликване в друга клетка, с преминаване в друга клетка със стрелките за движение на маркера, с клавиш Enter или с кликване върху отметката в лентата на въвеждане (Фиг. 40).

screen8

1.2.2. Въвеждане на серии от данни – често в практиката последователност от данни могат да се възприемат като серия от данни, тогава когато има закономерност при образуване на всеки следващ член от последо­вателността, например дните в седмицата; месеците в годината; числа, образуващи аритметична прогресия или едни и същи данни, които имат пред или след тях число, което се променя с една и съща стъпка. Excel предлага средства за автоматизиране на въвеждането на серии от данни:

- въвеждат се данните в първата клетка;

- кликва се върху клетката, при което тя се маркира;

- посочва се квадратчето за запълване (в долния десен ъгъл на маркираната клетка), показалецът се превръща в + и с влачене се маркират толкова клет­ки по реда или по колоната в зависимост от дължината на серията.

На фиг. 41, 42, 43 и 44 са показани различни случаи на серии от данни.

screen9

screen10

1.2.3. Коригиране на грешки

а) преди да е напусната клетката – с клавишите Backspace и  Delete;

б) след напускане на клетката:

-     маркира се клетката

-     еднократно се кликва в лентата на формулите

-     нанасят се корекциите

-      Enter

или:

-     маркира се клетката

-     клавиш F2

-     в клетката се появява текстов маркер и се нанасят корекциите

-    Enter

 

1.2.4. Маркиране в таблицата

а) на ред – чрез кликване върху номера му;

б) на колона - чрез кликване върху името й;

в) на клетка – чрез кликване в клетката.

г) на област (диапазон) – чрез влачене с мишката или:

-     кликва се върху горния ляв ъгъл на диапазона;

-     задържа се натиснат клавиш Shfit и се кликва върху долния десен ъгъл на областта (за маркиране на несвързана област е необходимо да се натисне клавиш Ctrl и  да се маркират една по една свързаните области).

Забележка: Вторият метод се препоръчва, когато областта е по-голяма и не се събира на един екран.

 

1.2.5. Промяна на ширината на колоните и височината на редовете

В зависимост от въведените данни често се налага да се променят ширината на колоните и височината на редовете чрез преместване на разделителните линии с мишката (Фиг. 45).

Чрез хващане и влачене на разделителната линия под номера на реда, където маркерът се превръща в двупосочна стрелка, може да се промени височината на реда. Ако се кликне два пъти на това място, редът си променя височината оптимално, според височината на данните.

Чрез хващане и влачене на дясната разделителната линия на името на колоната, където маркерът се превръща в двупосочна стрелка, може да се промени широчината на колоната. Ако се кликне два пъти на това място, колоната си променя широчината оптимално, според широчината на данните.

screen11

Текстът на заглавния ред, който се вижда в таблицата на фиг. 46, е въведен в клетката А1, а след това е центриран спрямо ширината на таблицата (центриране през колони). Последователност на действията:

-     текстът се въвежда в клетка А1;

-     маркира се областта от А1 до F1 (последната клетка от тази област се определя от последната колона в таблицата);

-     избира се бутон Merge and Center

1.2.7. Форматиране в таблицата

Естетическият вид на таблицата се постига чрез командата Format/Cells и бутоните от лентата Formatting, които предлагат различни подравнявания, различно разположение на данните в отделната клетка, формати на числата, рамки и цветен фон и др. Необходимо е преди избора на форматиращи параметри да бъде маркирана съответната област от таблицата.

Най-често използвани дейности, които се реализират с командата Format/Cells:

1)   Относно задаване на формати на числовите данни – Format/Cells, страница Number (Фиг. 47)

screen12

Най-често използвани числови формати

Number – формат за десетични числа;

Currency и Accounting– парични формати (прибавя се знак за определена валута). Паричният знак по подразбиране се задава в Control Panel, Regional Settings;

Percentage – след числото се прибавя знак за процент %, като предварително числото се умножава по 100. Този формат се използва тогава, когато числото, което се форматира, изразява дял от едно цяло.

Date – формат за дати. Съдържа списък от различни стилове за дати.

Text – данните в клетките се третират като текст, дори да са числови.

 

1)   Относно различни подравнявания в рамките на колоната и на реда, разположение на текста на няколко реда, под определен ъгъл и др. – Format/Cells, стрaница Alignment (Фиг. 48)

Най-често използвани подравнявания:

Text alignment – предлагат се различни начини на подравняване в рамките на клетката:

Horizontal – за подравняване спрямо лявата и дясната линия на клетката (хоризонтално): center, left, right, fill, justify, center across selection.

Vertical  - за подравняване спрямо горната и долната линия на клетката (вертикално): top, bottom, center, justify.

Text control – за разположението на данните на клетката:

Wrap text – за представяне на данните в клетката на няколко реда. Ако не се получи желаното представяне, е необходимо да се намали ширината на съответната колона.

Shrink to fit – променя големината на символите така, че данните оптимално да запълнят клетката.

Merge cells – обединява маркирани клетки в една. Може да се използва при създаване на заглавен ред.

Orientation – за представяне на данните под ъгъл.

 

2)   Относно очертаване на рамки и създаване на цветен фон – рамките и запълването с цвят могат да се напрaвят чрез командата Format/Cells, страници Borders и Patterns или със съответните бутони от лентата Formatting.

1.3. Изчисления в Excel

1.3.1. Въвеждане на формуливсяка формула се въвежда задължително на латиница, започва със знак = или + и може да съдържа числа, адреси на клетки, вградени функции и др., свързани с аритметичните оператори + за събиране; - за изваждане; * за умножение; / за деление; ^ за степенуване; %  за вътрешно деление на 100 (намиране на един процент) и скоби.

Практическо правило за въвеждане на формули:

-     маркира се клетката, в която трябва да бъде резултатът от изчислението

-     въвежда се знак = или +

-     операторите и константите се въвеждат от клавиатурата, а адресите на клетките – чрез кликване в съответните клетки

-     натиска се клавиш Enter

Практическо правило за сумиране на област:

-     маркира се клетката, в която трябва да бъде резултатът от сумирането

-     кликва се върху бутон за сума

-     по подразбиране Excel маркира диапазон от числа, но при необходимост може да се промени този диапазон, според условието на задачата

-     натиска се клавиш Enter..(Фиг. 49)

screen13

1.3.2. Копиране на формули – много често една и съща формула, но с различни параметри, трябва да се изпълни многократно. За да не се въвежда няколко пъти, формулата може да се копира. Адресите във формулите изпълняват функцията на параметри, като относителните адреси се копират с относителна промяна, в зависимост от мястото на копиране, но със запазване на структурата на формулата. Последователност на действията:

-     маркира се клетката, в която е въведена формулата

-     с ляв бутон на мишката се посочва квадратчето за запълване (в долния десен ъгъл на клетката). Маркерът се превръща в черно кръстче и с натиснат и задържан ляв бутон, се маркира диапазонът, в който трябва да се копира формулата (Фиг. 50).

screen14

1.3.3. Вградени функции

За по-сложни и специализирани изчисления (статистически, технически, математически, финансови и др.) във формулите могат да се включват вградените в табличните процесори функции. Списъкът с достъпните функции може да бъде разгледан в диалоговия прозорец на помощника за функции, който се отваря след избор на командата Insert/Function или със съответния бутон от лентите с инструменти. Тъй като предлаганите функции са многобройни, за по-добра организация те са разпределени в десет категории в списъци по азбучен ред. За улеснение последно използваните функции се разполагат в категорията Most Recently Used след първата им употреба. Извършването на изчисления чрез вградени функции или вклю­чването на вградените функции във формули се извършва чрез следната последователност от действия:

-     Маркира се клетката, в която ще бъде резултатът от изчислението (или е въведена част от формула и следва въвеждането на вградена функция);

-     Избира се команда Insert/Function

-     Отваря се първият диалогов прозорец на помощника за функции, в който се избира желаната функция, например функцията за средно аритметична стойност AVERAGE (Фиг. 51):

-     След кликване върху бутона OK се отваря втория диалогов прозорец, в който се уточняват аргументите на вградената функция (Фиг. 52):

Аргументите се задават като диапазон (област от клетки) чрез клавиатурата или чрез маркиране в таблицата. По подразбиране Excel предлага област от клетки (на изображението на фиг. 52 - областта B5:F5), но ако тази област не ни устройва, ние трябва да я променим. Тъй като при въвеждане на адреси на клетки от клавиатурата се допускат грешки, предпочитан начин е задаване на област чрез маркиране. Удобно средство е т. нар. Collapse-бутон, чрез който диалоговият прозорец се “свива”, за да може лесно да се маркира (Фиг. 53)

-     Бутон OK.

screen15

За избиране на най-често използваните функции може да се screen16използва и списъчното поле на бутон AutoSum (Фиг. 54). Тогава се пропуска диалоговия прозорец от фиг. 51, a веднага се отваря този от фиг. 52 за определяне на аргументите на функцията.

Най-често използвани вградени функции:

SUM(number1;number2;…) – изчислява сумата от аргументите.

AVERAGE(number1;number2;…) – изчислява средно-аритметична стойност на аргументите.

MIN(number1;number2;…) – намира минимален елемент от аргументите.

MAX(number1;number2;…) - намира максимален елемент от аргументите.

COUNT(value1;value2;…) – връща броя на числовите стойности.

Забележка: Аргументите на горните функции могат да бъдат задавани освен като списък и като област (диапазон).

IF(logical_test;value_if_true;value_if_false) – логическа функция, която връща първата стойност (value_if_true), ако условието (logical_test) е изпълнено и втората стойност (value_if_false), ако условието не е изпълнено.

COUNTIF(range,criteria) - връща броя на числовите стойности в определена област, за които е изпълнен посочения критерий.

COS(number), SIN(number), TAN(number) – тригонометрични функции. Аргументите са ъгли, изразени в радиани.

RADIANS(angle) – превръща в радиани ъгъл, зададен в градуси.

DEGREES(angle) - превръща в градуси ъгъл, зададен в радиани.

LOG(number;base), LN(number), LG10(number) – изчислява логаритъм, натурален логаритъм и десетичен логаритъм от число.

 

1.4. Графично изобразяване на данните

За проследяване на зависимости в една или в повече редици от числа, за анализиране на данни и за тяхното онагледяване се използват графични представяния под формата на диаграми. За да се създаде диаграма, се избират клетки от електронната таблица, които да се включат в серията (Series) за представяне. Включва се и текстът, описващ същността на данните, записани в колоните и редовете на електронната таблица. Тази информация се използва при създаване на диаграмата. Поредицата от стойности и поредицата от категории (наименования) се разполагат по осите X и Y в зависимост от типа на диаграмата. Оста Y е за стойностите, а X - за категориите. В зависимост от това, какви серии от данни и какви връзки между тях трябва да се изобразят графично, се избира най-подходящият тип диаграма.

 

1.4.1. Създаване на диаграма

Последователност на действията:

-     маркират се клетките с данни и надписите на съответните редове и колони, които ще се изобразяват на диаграмата;

-     избира се командата Insert/Chart. Отваря се диалоговия прозорец Chart Wizard, който предлага 4 стъпки за създаването на диаграмата (Фиг. 55 до фиг. 58). Excel обновява всеки път диаграмата, ако настъпят промени в данните в таблицата.

screen17 screen18 screen19

1.4.2. Редактиране на диаграма

Не винаги диаграмата, която се получава изглежда така, каквито са били очакванията на потребителя. Excel предлага средства за промяна и редактиране на диаграмата:

Промяна на размерите и местоположението – диаграмата се маркира като графичен обект (както в Word). Чрез манипулаторите от маркиращата рамка (Фиг. 59), може да се променят размерите на диаграмата, а чрез хващане и влачене с мишката диаграмата може да се мести.

Промяна на стойностите – диаграмата е свързана динамично с данните, които представя и всяка промяна в таблицата се отразява автоматично и в диаграмата. Освен това може да се добави и нова серия към диаграмата – тя се маркира в таблицата и при натиснат клавиш Ctrl и се „влачи” и „пуска” в диаграмата.

Промяна на типа на диаграмата и форматиране на нейните елементи. Тези дейности, свързани с промяната на външния вид на диаграмата най-лесно се извършват чрез бутоните от лентата Chart (Фиг. 60) или чрез командите от меню Chart. Също така чрез двукратно кликване върху отделните елементи (легенда, надписи, серии от данни, област на диаграмата и др.) се отварят диалогови прозорци за тяхното форма­тиране.

screen20

Преди избиране на командата File/Print (аналогично на Word), се препоръчва да се направят определени настройки в т. нар. предпечатен вид на документа, който се активира с командата File/Print Preview. (Фиг.61)

screen21

 

Bookmark and Share